新入社員で会議の内容がわからない場合の対処方法

新入社員の方々にとって、会議は慣れない環境での新しい経験となります。

自分の役割や会議の流れについて理解ができず、「わからない」という状況に陥ることも少なくありません。そこで、本記事では、新入社員が会議に参加する際に気をつけるべきポイントについてご紹介します。

まずは、なぜ会議がわからないのかを理解した上で、対策方法をいくつか紹介していきます。

筆者は採用責任者や事業責任者の経験もあります。私も就活や転職活動でとても苦労したので、参考になる情報提供ができればと執筆しています。

馴染みのない専門用語が使用される

新入社員が会議でわからないと感じる理由の一つに、会議で使用される専門用語や略語が多いことが挙げられます。

業界特有の用語や会社独自の略語など、自分が馴染みのない言葉が飛び交うと、新入社員の方々は戸惑いや不安を感じますよね。

このような場合には、事前に用語や略語のリストを作成し、自分で調べたり、先輩社員に聞いたりすることで、会議中の理解を深めることができます。

聞き慣れない単語などは忘れないようにメモを取っておきましょう。

また、会議中には、なるべく進行の邪魔にならないように、単語の質問など単純な質問は控えるようにしましょう。

会議の進め方や流れが分からない

会議の流れや進行についても新入社員にとってはわかりにくいことがあります。

会議の議題や議事録の作成、発言のタイミングなど、会議には決まったルールや手順があります。

新入社員の方々はこれらを理解するための経験がまだ浅く、うまく対応できないことがあります。

そこで、先輩社員や上司からのアドバイスを積極的に受けたり、会議の進行をリーダーやファシリテーターに確認することで、自分の役割や会議の進行を把握しやすくなります。

何度か会議に参加していると、暗黙のルールや流れが理解できるので、この点は場数を踏めば理解ができますので、安心してください。

何を発言して良いのか分からない

新入社員は会議での発言に対しても抵抗を感じることがあります。

自分の意見や意見を述べることに自信がなかったり、先輩社員との上下関係があるために、なかなか発言しにくい状況にあるかもしれません。

しかし、会議は情報共有や意思決定をする場であり、新入社員であるからと言って発言は貴重なものとして受け入れられるべきです。

自分の考えを整理し、発言にチャレンジすることで、自己表現能力やコミュニケーションスキルを向上させることができます。

自分の意見や質問を整理し、自信を持って発言することが大切です。

ただし、あまりにも意味のない発言は控えるべきです。

何度か発言してみたけど、あまり役に立っていないと分かったのならば、発言は控えても良いでしょう。

実力や経験を増やしてから発言しましょう。

会議の目的や議題について分からない

会議の目的や議題についても理解しきれないこともあるでしょう。

会議の目的や議題がわかっていないと、議論に参加しにくくなったり、意見を言いづらくなったりします。

この場合は、事前に会議の議題や目的を確認し、必要に応じて関連資料を読み込んでおくことが重要です。

会議の目的や議題は事前にシェアされるケースが多く、もし事前共有がなければ当日メモを残して会議の目的や議題を整理しましょう。

新入社員が会議に取り組む姿勢

新入社員が会議でわからないと感じることは避けられないかもしれません。

しかし、自分自身で積極的に学び、先輩社員や上司に相談し、自己表現をすることで、会議参加のスキルを向上させることができます。

会議はチーム内でのコミュニケーションや意思決定を行う重要な場であり、新入社員でも自分自身の成長を促す貴重な機会と捉えて、前向きな姿勢で取り組んでいくことが大切です。

会議でわからないことが多い場合には、自己学習を積極的に行うこともお勧めです。

会議で取り上げられるトピックや関連する業務について、自分自身で勉強し、知識やスキルを高めることで、会議に参加する際に自信を持てるようになります。

社内の情報資源や先輩社員の経験を活用し、自分自身で情報収集や勉強をする姿勢を持つことが大切です。

以下は、具体的に会議がわからない状況を解決するためのいくつか具体的なアドバイスとなります。

必ずメモを取ろう

会議に参加する際には、メモを取る習慣を身につけることが非常におすすめです。

会議中に議論が進むと、自分の頭の中で整理がつかなくなることがあります。

そこで、メモを取ることで、議論のポイントや自分の意見を整理しやすくなります。

メモをとり議題や論点を整理することで、情報を整理する論理的思考力も自然と身につきます。

また、メモを後で振り返ることで、会議の内容を再確認し、自分の理解を深めることができます。

議事録の役割を自ら担う

メモを取るだけでは、なかなかチームに貢献できません。そこで、メモを貢献する形にするために、議事録を自ら進んで取りましょう。

議事録の仕事は、新入社員には最適です。議題や論点を整理する練習になるだけではなく、社内の文章の書き方を教えてもらえるきっかけとなります。

先輩社員に議事録を見て、修正してもらうことで、どこが重要でそうでないかを教えてもらうこともできます。

また会議の内容で分からない点があれば、議事録はうまく書けません。そのため、自然とわからない点を理解するようになります。

仕事ができる人は、議事録がとても綺麗に整理された状態になっていることを筆者は経験から知っています。

資料や議題について事前に確認

会議の前に資料や議題について事前に確認をしておくこともお勧めです。

自分自身で事前に調べておくことで、会議の内容についてある程度の理解を持つことができます。

会議での議論が始まる前に、関連する情報を集め、自分自身で予習をしておくことで、会議により参加しやすくなります。

事前に資料を読み込んでおき、整理していく新入社員はほとんどいないので、それをするだけで、他の人と差別化ができます。

分からないことは必ず聞く

会議でわからないことがあった場合には、周囲の先輩社員や上司に相談することも大切です。

先輩社員は、経験豊富であり、会議や業務についての知識を持っています。

自分一人で悩まず、遠慮せずに相談をすることで、スムーズに理解を深めることができます。

おすすめの方法としては、質問リストのような形で、エクセル表など一箇所にわからないことをメモしておきます。

そして、会議の終わりや時間のあるタイミングを見計らって先輩社員に時間をもらいましょう。

毎週30分ぐらい時間をもらって、会議を定例として設定することもおすすめの方法です。

振り返りの習慣を持つ

会議後には自分自身で振り返りを行うこともお勧めです。

会議での議論や意見を整理し、自分の理解が足りなかった部分や改善できる点を洗い出し、次の会議に活かすことができます。

自分の発言を振り返ったりすることはもちろん、この会議はゴールが達成されたのかと会議主催者目線で考えることもおすすめです。

自分が会議を主催する立場になった時の練習にもなります。

自己学習は継続的に

自己学習を積極的に行うことも会議での理解を深めるために有効です。

自分自身で関連する書籍や資料を読んで学習を深めたり、他の部署やチームの会議に参加して異なる視点を得たりすることで、より広い視野を持つことができます。

会議で議論されるテーマに関しては、幅広い意見を求めているケースがあります。

その中で他の人が持っていない情報やデータを持っているとその意見は価値があります。

新入社員の立場だからこそ、提供できる情報がないかと考えてみましょう。

例えば、会社に所属して間もないからこそ、他と違う目線や新鮮な視点で情報提供ができるかもしれません。

また、世代の違いによって、消費者目線での意見やトレンドの情報を提供することも可能かもしれません。

自分だからこそ提供できる価値は何か？と自問自答してユニークな貢献の仕方を考えてみましょう。

焦らずに、少しずつ理解すれば良い

新入社員は自分自身に対して厳しい期待を持ちがちですが、自分自身を責めることなく、焦らずに自己成長を遂げることが大切です。

会議でわからないことがあるのは当然のことであり、他のメンバーとの意見交換や学びの場として捉えるようにしましょう。

自分自身を高めるための努力を怠らず、周囲とのコミュニケーションを大切にすることで、新入社員としてのスキルや能力を着実に向上させることができます。

他の社員も新入社員であった時期があるので、新入社員の会議に参加する姿勢については一定の理解があるでしょう。

まとめ

新入社員は会議でわからない状態が続くことは当たり前です。

その状態を改善するために、どのように取り組むかという姿勢が重要であり、その点は先輩社員も見ているでしょう。

新入社員であるからといって自分を過小評価する必要はありません。

自分自身の意見や知識を持ち、自信を持って発言することで、他の参加者との議論も活性化され、会議での理解も深まるでしょう。

最後にまとめておくと、会議での理解を深めるためには、アクティブな参加、質問や相談、自己学習、振り返り、自己啓発、自信を持つなどの態度や行動が重要です。

新入社員としての自分自身の成長を促進し、会議での参加をより有意義なものにするために、これらのポイントを意識して取り組んでみてください。

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内定がすぐにもらえた私の転職体験談

会議についていけないだけではなく、仕事自体が向いていない、環境に馴染めない場合には、転職も視野に入れて行動してみましょう。

私自身、最初は友人の勧めで気軽な気持ちで転職エージェントのアーシャルデザインに登録しました。

当時、仕事に対するやる気がなく、期待もしていませんでした。

しかし、この一歩が私の人生を大きく変えてくれました。

無気力ながらも、せっかくならという思いで、できるだけ丁寧にプロフィールを作成し登録しました。

エージェントから企業を紹介される

最初は「自分にはオファーは来ないだろうな」と思っていましたが、現実は違いました。

担当のアーシャルデザインのエージェントから早めにカウンセリングの日程調整の連絡がありました。

私は「まだ転職するか分からないし、自信がない」と伝えましたが、エージェントは「転職をするかどうかは決まっていないこと」「最終的に転職しない人もいること」を教えてくれました。

「それなら良いかな」と思い、カウンセリングに参加しました。

担当者に現在の会社での課題や、自分に合う会社の希望を伝えると、すぐに合いそうな会社をピックアップして紹介してくれました。

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今の仕事を辞められると思うと楽になる

実績はなかったため、多くの企業を紹介してもらったわけではありませんが、3社ほどの紹介を受けました。

これを知った時、「自分にも転職できる選択肢があるんだ」と思い、今の辛い状況に馬鹿馬鹿しさを感じるようになりました。

その後、他の転職エージェントにも登録し、いくつかの企業を紹介してもらいました。

単純なことですが、「他にも会社はある」ということを知っただけで、心の負担が軽くなりました。

紹介してもらえるということは、「自分は無能ではない」と思えたのです。

結果として、いつでも辞めることができるという自信が生まれ、今の仕事に対する気持ちも楽になり、もう少し頑張ろうという気持ちになりました。

その後、いくつかの面接を受け、1社から内定をもらいました。

実際にはその時は行かずに現在の仕事を続けましたが、「選択肢」が増えたことで自信がついたことを覚えています。

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20代向けの転職サービスを一覧でご紹介します！各サービスにはそれぞれ特徴があります。利用者の体験談をもとに、質の高そうなサービスから順にご紹介します。

アーシャルデザイン	未経験分野への転職のプロです。確かなノウハウを持っており、未経験者の転職をサポートします。事業の始まりはビジネス経験のないアスリートへの転職サポートから。だからこそ、蓄積された未経験分野への確かなノウハウがあります。
UZUZ	入社後の定着率が95％以上と非常に高いです。精度の高いマッチング実績を誇ります。UZUZは、一人一人の転職に丁寧に向き合うための、オーダーメイド型の転職サポートです。
DYM就職	既卒・ニート・フリーターの転職に強いです。様々な経歴の方に対応しています。DYM就職は「一人で悩まずに、やりたいことを見つける」を応援する転職エージェントです。
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ABOUT ME

転職クエスト編集部

新卒で入った企業を短期間で退職。無能だった私でも転職してからキャリアアップができました。現在、ベンチャー企業での人事採用責任者の経験や事業責任者の経験もあり、多くの新卒から中途までの採用活動を経験。