業務量が多いのに調整してくれない！その根本原因と対処法4選

「業務量が多くてパンク寸前なのに、上司が業務量を調整してくれない」

「業務量が多すぎて仕事が終わらず、毎日残業している…」

このように悩んでいる新入社員は多いのではないでしょうか。

もしかするとあなたの技量が足りていない、やり方が効率的ではない可能性もありますが、世の中には業務量のマネジメントができない上司もたくさんいるのです。

放っておいてはあなたの心や体が壊れかねないため、早急に対策を打つ必要があるでしょう。

本記事では、業務量が多いのに調整してくれない！と悩んでいる新入社員から中堅社員の方に向けて、その根本の原因と対処法を4つご紹介します。

ぜひ、ここで状況を整理して、明日からアクションを起こしてみてください。

筆者は採用責任者や事業責任者の経験もあります。私も就活や転職活動でとても苦労したので、参考になる情報提供ができればと執筆しています。

業務量が多くなる理由

漠然と業務量が多いと感じているとき、深堀りするとさまざまな理由があります。

ここでは、あなたが業務量が多くてつらいと感じてしまう代表的な理由を5つご紹介します。

仕事の効率が悪い

仕事の効率が悪く、本来1時間でさばける仕事に2～3時間要してしまっているとすると、「業務量が多い」と感じてしまうことがあるでしょう。

仕事を割り振る上司は「これぐらいなら定時内でやってもらいたい」と考えているが、上司の考えるスピードで仕事を終えられないパターンです。

とはいえ、自分の仕事の速度が問題かどうかは自分で判断しにくいもの。

特に新入社員であれば、本来どのくらいのスピードでやるべき仕事なのかの感覚もまだないですよね。

そのような時は、エクセルの表などに自分の抱えているタスクを並べ、それぞれ所要時間の見積もりを記載してみましょう。

これは明らかに時間がかかりすぎているなと感じるものがあれば要改善ですが、わからなければ上司や先輩に表をもとに相談することをおすすめします。

同時に業務がどれだけあるかを可視化できるので、自分自身の頭の整理にもなりますよ。

優秀な人に業務が集中してしまう

どこの職場でも起こりうる問題が、「優秀な人に業務が集中してしまう」ことです。

多くの人が同じ職場で働いていると、必然的にその中で仕事のできる人とそうでない人が分かれます。

そんなときも、部署としてやらなければならない業務は決まっているので、上司は優秀な人に多く業務を振らざるを得なくなるのです。

ただし新入社員に対しては、まだ優秀かどうか周りも把握していないはずなので、この可能性は低いかもしれません。

自分の業務を書き出したとき、明らかにチームの誰よりも業務量が多いと判断できる場合は、あなたに頼らざるを得ない状況が発生している可能性があります。

上司が部下の業務量を把握していない

一般的に、メンバーの業務量を把握して調整する役目を持つのは上司です。

しかし、部下のマネジメントに関心がないまたは能力が不足している場合、部下の業務量を把握しないまま仕事を振り続けている可能性があります。

もし上司が常に忙しそうにしていて、あなたの様子を全く気にとめていない…という場合は、上司のマネジメント力に問題があるかもしれません。

部下の業務量の管理はれっきとした上司の仕事です。

本来であれば定期的に仕事が順調かどうか、業務量は適性かどうかなどを確認する必要があります。

一時的に忙しい時期で部下のメンテナンスに手を回せない状況であれば待つことも必要ですが、その状態が数か月～数年と続く場合は要注意です。

無駄な作業が多い

もちろん、無駄な作業ばかりで物理的に業務量が多い場合もあります。

誰も読まない議事録の作成、なぜか廃止されないFAX送信の業務など、あたりを見回せばいくらでもあるでしょう。

そのような環境では、本当にやるべき仕事にかける時間が少なくなってしまい、職場全体の非効率を生み出します。

これって何でやってるんだろう？と感じる業務が多数思いつく場合、それらが業務量が多いと感じる原因になっているかもしれません。

人手が不足している

今は世の中全体で人手不足が叫ばれています。

そのため、明らかに人が足りていない職場では、一人ひとりの業務負担が必然的に重くなってしまいます。

世にいうブラック企業では、まだ右も左もわからない新入社員まで一戦力とカウントし、到底こなせない量の仕事を押し付けるという事例もあります。

ただし、非効率なために業務がスムーズに進まないにも関わらず、安易に「人手不足」のせいにしてしまう場合もあるため注意が必要です。

周りを見渡して、優秀な人材がてきぱきと仕事をこなしているにもかかわらず、皆が膨大な業務に追われているのであれば人手不足と言えるでしょう。

業務量が多すぎるときの対処法

業務量が多すぎると残業が増えたりストレスがたまったりしてつらいですよね。

このように業務量が多すぎる！と感じたときの対処法についてご紹介します。

自分のタスクをまとめる

業務量が多い！と嘆く前に絶対にやってほしいことは、「自分のタスクをまとめる」ことです。

綺麗なものでなくてよいので、エクセルで以下のような表を作成してみましょう。

• 現在抱えているタスクをもれなく書き出す
• タスクの実施期間、実施頻度、所要時間を記載する
• タスクに優先順位をつける
• 定時内でこなせるタスク、こなせないタスクを分類する

この表を作ることで得られるメリットは、次の2点です。

• 自分のタスクを可視化でき、感覚的ではなく物理的に「業務量が多い」ことを認識できる
• 上司や先輩に業務量の調整を依頼する際、スムーズに話を進めやすい

多くの場合、とりあえず目の前のタスクをこなすことに夢中になっていて、それらに終わりがないと悟ったときに「業務量が多すぎる！」と感じます。

しかし、差し迫った状況の中では、自分の仕事のさばき方に問題があるのか本当に業務量が多すぎるのかの正しい判断ができません。

ぜひ冷静になって、どれだけのタスクを抱えているのか、それらにどれだけの時間を要するのかを整理してみましょう。このタスクに時間がかかりすぎだな…など、自分の改善点も見えてくるかもしれません。

直属の上司に相談する

自分のタスクを整理し、明らかに多くの業務を押し付けられていると判断できた場合は、直属の上司に相談しましょう。

上司も忙しいはずなので、出社したらその日のうちで10～15分ほど時間をもらえるタイミングをあらかじめ聞いておきましょう。

面談の時間になったら、必ず自分で作ったタスク表をもとに説明をします。

押さえておきたいポイントとしては、以下のとおりです。

• まずは現在タスクが多すぎてさばききれていない現状を伝える
• ○○や□□の業務に追われているために△△業務に手を付けられていないというように、背景を説明する
• できれば△△の業務を外してもらいたい、納期を伸ばしてもらいたいと具体的な改善策を提示する

これらを伝えたうえで、今後の改善策を提示してくれた場合、感謝を伝え実行するようにしましょう。

しかし、何も対応しないまたは怒るなどの対応をとる上司は、マネジメント力に欠けていると言わざるを得ません。

そのような場合は、後述する対応をとってもよいでしょう。

上司の上司に相談する

直属の上司に相談をして軽率な対応をされた場合は、そのさらに上の上司に相談してもよいでしょう。

ただし、直属の上司に一切相談しないままに、上司の上司に話を持ちかけることはおすすめしません。

組織のルールとして、あなたのマネジメントは直属の上司に託されているため、順序は守るようにしましょう。

上司の上司に相談する場合も、直属の上司との面談のときと同じように、タスクを書き出した表を見せながら説明するとベストです。

前置きとして、直属の上司にも相談したが対応してもらえずどうしたらよいかわからなかったためご相談に伺った、との旨を伝えておきましょう。

まともな上司であれば、直属の上司を飛び越えて相談されたことに驚き、現状調査やあなたの上司への注意喚起を行ってくれるはずです。

人事部に相談する

もし、上司やその上の上司に相談をしたけれど状況が一向に改善されずつらい思いをし続けている場合は、会社の人事部ないし相談窓口に相談しましょう。

あなたに非がなく改善の努力をしたにも関わらず、職場としてマネジメントが行き届いていない場合は、その職場を離れる決断も必要です。

可能であれば、異動希望とその理由を伝え、会社として何らかの対処をしてもらうようにしてもよいでしょう。

また、もしストレスや疲れなどで心身が限界に近づいている場合は、会社の産業医に相談するのも1つの方法です。

心身の異常が認められれば、産業医を通して業務の削減や負担の軽減を依頼してもらうことができます。

上司が業務量を調整してくれない場合の対処法

業務量について上司に相談をしたものの、なかなか改善されなくてうんざり…ということもあるでしょう。

ここでは、そんなときにおすすめの対処法をご紹介します。

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そのような時におすすめなのが退職代行サービスです。

そんなの非常識と思われないか？と考えるかもしれません。

確かに理想を言えば、代わりを見つけて引継ぎを完了するための時間を設けた上で、直接直属の上司に相談することが最も常識的です。

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実際に退職代行サービスの中には、弁護士が間に入ってもれなく手続きしてくれるものもあります。

どうしても自力では辞められなさそうだ…という場合は、利用を検討してみてください。

まとめ

春に入社したばかりの新入社員や中堅社員など、年数に関わらず「業務量が多くてつらい」と感じる局面があるでしょう。

まずは感覚的・衝動的にそう思い込んでしまっているだけなのか、客観的に見ても明らかに業務量が問題であるのかを明確にする必要があります。

落ち着いて整理してもなお業務量が多いと感じた場合には、しかるべき対策をしましょう。

やるべき仕事はあふれているため、多くの仕事を任されることは仕方のないことでもありますが、心身に影響を及ぼすまで我慢するのはおすすめしません。

ぜひ、ストレスや不満が少しでも軽減されるよう、自分なりの改善策を見つけてみてください。

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ABOUT ME

転職クエスト編集部

新卒で入った企業を短期間で退職。無能だった私でも転職してからキャリアアップができました。現在、ベンチャー企業での人事採用責任者の経験や事業責任者の経験もあり、多くの新卒から中途までの採用活動を経験。